Protocollo - Comune di Argelato

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Protocollo

L’Ufficio Protocollo è l’ufficio addetto alla ricezione e registrazione, su apposito registro informatico con numerazione progressiva annuale, di tutti i documenti e le richieste in arrivo/entrata indirizzate all’Amministrazione comunale o agli uffici del Comune di Argelato. Nello stesso registro di protocollo informatico vengono registrati anche tutti gli atti di corrispondenza in partenza/uscita dall’ente. La documentazione pervenuta, dopo la sua protocollazione, viene smistata agli uffici comunali competenti, che si prenderanno carico della trattazione e della conclusione della pratica.

 

Il privato cittadino può presentare documenti, atti, istanze e richieste mediante una delle seguenti modalità di trasmissione:

• consegna diretta all'Ufficio Protocollo presso l’U.R.P. negli orari di apertura al pubblico;

• spedizione mediante lettera raccomandata A/R indirizzata all’Ufficio Protocollo del Comune di Argelato via Argelati 4 – 40050 Argelato;

• invio alla posta elettronica certificata PEC: comune.argelato@cert.provincia.bo.it  (sia mediante invio da indirizzo di posta elettronica certificata sia mediante invio da indirizzo e-mail)

 

I professionisti e le imprese, invece, sono tenuti ad utilizzare come mezzo esclusivo di comunicazione (presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, e scambio di informazioni e documenti) e notifica con le pubbliche amministrazioni la posta elettronica certificata (ai sensi dell’art 6bis del Codice dell’Amministrazione digitale D.Lgs 82/2005 e ss.mm.ii)

 

Quando si inoltra un’istanza è importante conservare una prova dell’invio. Se si provvede recandosi personalmente presso l’ufficio protocollo, alla consegna viene rilasciata una ricevuta che reca numero di protocollo e data di presentazione dell’atto; se invece si provvede ad una spedizione con raccomandata a/r la prova dell’invio è data dalla ricevuta postale; se l’invio avviene con PEC la prova è data dal messaggio automatico di avvenuta consegna e successivamente si riceverà un messaggio di avvenuta protocollazione. È possibile inviare un messaggio di posta elettronica certificata da una casella di posta elettronica ordinaria, ma in questo caso il mittente non riceverà la ricevuta di avvenuta consegna.

 

Come funziona la PEC

Una trasmissione può essere considerata di posta certificata solo se entrambe le caselle del mittente e del destinatario sono di posta elettronica certificata.

Certificazione dell'invio: quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.).

Certificazione della consegna: un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna, un messaggio e-mail, firmato dal gestore che attesta la consegna, la data e ora di consegna e il contenuto del messaggio consegnato con tutti i suoi eventuali allegati.

 

Protocollazione di PEC

L’operatore addetto alla ricezione dei messaggi sulla casella di PEC del Comune di Argelato dovrà procedere alla protocollazione dei messaggi ricevuti all'indirizzo di PEC del Comune di Argelato.

Se il messaggio è regolare: al mittente verrà recapitato in automatico dal programma informatico una ricevuta di presentazione di atto al protocollo comunale e avvenuta protocollazione con l’indicazione della data, ora, e  numero di protocollo attribuito.

Se il messaggio non è regolare: il programma di protocollo informatico potrebbe impedire all’operatore di protocollare il messaggio ricevuto che sarà quindi rifiutato inviando al mittente un messaggio d’Eccezione nel quale l'operatore indicherà i motivi precisi della mancata protocollazione, ad esempio “il messaggio contiene un allegato di un formato non accettato dal programma”.

 

 

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